Ошибки при работе с самозанятыми: ответы экспертов AVENOM

Что будет, если не проверить статус самозанятого перед оплатой?

Ошибка №1, которая дорого обходится бизнесу.

Последствия выплаты физлицу без статуса самозанятого:

• Доначисление НДФЛ 13% за счет компании
• Страховые взносы 30% сверх выплаты
• Штрафы 20% от неуплаченного налога
• Пени за каждый день просрочки

Как избежать ошибок:

• Проверять статус на npd.nalog.ru перед каждым платежом
• Получать справку о статусе раз в месяц
• Использовать платформы с автоматической проверкой

Можно ли работать с бывшим сотрудником через 1,5 года после увольнения?

Ответ: нет — только через 2 года.

Правило двух лет: В соответствии с подп. 8 п. 2 ст. 6 ФЗ №422, компания не может заключать договор с самозанятым, если он был её сотрудником менее 2 лет назад.

Что проверяет налоговая:

• Кадровые документы за последние 24 месяца
• Совпадение ИНН в платежах и документах
• Показания сотрудников при проверке

Штрафы при нарушении:

• Переквалификация всех договоров в трудовые
• Доначисление налогов и взносов
• Административный штраф до 100 000 руб.

Совет: ведите реестр уволенных сотрудников с датами увольнения.

Почему опасно платить самозанятому одинаковую сумму каждый месяц?

Регулярные платежи — прямой признак трудовых отношений.

Что видит ФНС:

• Строго одинаковая сумма — «зарплата»
• Фиксированная дата — оклад
• Отсутствие платежей в отпуск — «официальный отпуск»

Как платить правильно:

• Привязывать суммы к результатам работы
• Менять даты оплат
• Делать паузы между проектами
• Варьировать суммы: 45 000 → 62 000 → 38 000

Важно: к каждому платежу должен быть акт с разным объемом работ.

Что делать, если самозанятый работает в офисе компании каждый день?

Это критическая ошибка — почти гарантированная переквалификация.

Признаки маскировки трудовых отношений:

• Рабочее место в офисе
• Соблюдение графика компании
• Корпоративная почта и оборудование
• Участие в планерках
• Подчинение правилам компании

Последствия:

• 100% переквалификация в трудовой договор
• Выплата отпускных и больничных
• Оформление трудовой задним числом

Можно ли написать в договоре: «выполнение функций менеджера»?

Ответ: категорически нет — это трудовая функция.

Запрещённые формулировки:

• «Выполнение функций…»
• «Исполнение обязанностей…»
• «Работа в должности…»
• «Ведение направления…»

Как писать правильно:

• «Разработка 5 коммерческих предложений»
• «Проведение 10 переговоров»
• «Подготовка ежемесячного отчёта»
• «Консультирование — 20 часов»

Принцип: пишите конкретный результат, а не процесс.

Что будет, если самозанятый не предоставил чек?

Без чека расходы нельзя учесть.

Последствия:

• Исключение расходов из налоговой базы
• Доначисление 20% налога на прибыль
• Вопросы о фиктивности сделки
• Риск обвинений в обналичивании

Как защититься:

• Прописать обязательство предоставить чек в течение 3 дней
• Установить штраф за задержку
• Не оплачивать новые работы без чека за прошлые
• Вести реестр всех чеков

Важно: чек должен быть на полную сумму и с правильным ИНН.

Можно ли заключить договор подряда на «ведение бухгалтерии»?

Это ошибка — приводит к переквалификации.

Почему нельзя:

• Это непрерывный процесс, а не разовая работа
• Нельзя определить конечный результат
• Предполагается регулярное выполнение функций

Как правильно:

• «Подготовка и сдача отчётности за III квартал»
• «Восстановление бухучёта за период…»
• «Подготовка 50 первичных документов»
• «Формирование учетной политики»

Правило: договор = конечный, измеримый результат.

Как налоговая узнаёт о нарушениях?

Источников информации — десятки.

Автоматический мониторинг:

• Банковские платежи
• Данные «Мой налог»
• Перекрёстные проверки с СФР и Рострудом
• АСК НДС-3

Критерии риска:

• 10+ самозанятых подряд
• Платежи свыше 20 000 руб.
• Сотрудничество дольше 3 месяцев
• Доля самозанятых более 10% от штата

Дополнительные источники:

• Жалобы исполнителей
• Проверки инспекции
• Сообщения банков

Что будет при массовом переводе сотрудников в самозанятые?

Это прямой путь к выездной проверке.

Как это выглядит для ФНС:

• Массовые увольнения
• Регистрация как самозанятых
• Работа на тех же местах
• Экономия на взносах 30–40%

Последствия:

• Доначисление всех налогов
• Штрафы до 40% от сумм
• Уголовная ответственность при ущербе > 15 млн руб.
• Дисквалификация руководства

Какие документы запросит налоговая при проверке?

Обязательно потребуют:

• Договоры с самозанятыми
• Акты выполненных работ
• Чеки «Мой налог»
• Платежные поручения
• Переписку о работе

Могут запросить дополнительно:

• Штатное расписание
• Трудовые договоры сотрудников
• Пропуска в офис
• Данные о выданной технике
• Показания свидетелей

Сроки: на предоставление документов даётся 10 рабочих дней. За непредоставление — штраф до 200 000 руб.

Совет: ведите электронный архив по каждому исполнителю.